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面向未来的智能知识管理系统的探索与构建

经典的知识管理框架中,最核心的三要素是人员、流程和技术。应以人为本,以业务为导向,流程为纲,知识为体,结合具体业务及工作,转化为一个一个具体的知识应用场景。

用户知识化工作往往需要的是系统背后深层次的东西。随着技术发展日新月异,企业级应用和知识化工作平台需要以新的思维进行全方位重构。除了前面讲的业务流程场景化,以知识模板为主体重构知识化工作平台,还需要特别注意以下几个方面:

  • 人工智能是关于知识的学科,怎样表示知识及怎样获取知识并使用知识的学科,探索企业智能化及AI驱动的服务,是未来的发展趋势。
  • 一旦我们头脑中闪现出某个想法,通常就会希望以一种格式良好且易于导航的格式呈现这些想法,以供日后参考。 市面上存在大量用于记录这些笔记的工具软件。但是在我看来,没有一个是令人满意的。
  • 随着维基百科(wiki)的出现,交叉引用(Cross-referencing)和组织(organization )已经得到很好解决。 维基使信息易于搜索,并提供了一种组织和连接信息的方法。
  • Wiki解决了互联网上结构化信息的链接和组织问题。但是对数据输入( data input)没有很好的提供易于使用的用户体验。 目前的挑战是找到最有效的流程,把非结构化信息如何转换为结构化信息,以供日后参考和系统检索。

我认为一个有用的KB(Knowledge base)系统都应该具有以下特征:

  • 强大的组织结构(organization scheme)
  • 信息的核心是链接(WIKI)
  • 投入最小的信息输入(input)工作量
  • 组织的半自动化(Semi-automation)运转
  • 提供强大的可视化(visualizations)操作
  • 支持所有媒体类型(media types)
  • 易于导航(navigable)
  • 易于分享(Sharing)
  • 数据导出(Data export)
  • 拥抱开源(Open source)
  • 跨平台(Cross-platform)
  • 下面我将以上特征扩展讲解。

强大的组织方案(A powerful organization scheme)

这是区分PKB和记笔记应用程序的特征。 组织方案不应仅限于分层架构或仅限于标记架构。 相反,它应该足够强大以将节点链接在一起(我将输入的实体称为节点)并单独标记它们。 这两个概念(链接和标记)非常强大,相互补充,提供有关节点及其关系的额外信息(有关三个标签/集合的示例,请参见下图)。

信息的核心是链接

组织的主要方式应该是链接到其他节点。 链接节点应该简单直观。 由于其重要性,链接应该是UI的主要焦点之一。

投入最小化

这是最重要的基本特征。如果只是想把文件一堆放在那里,只关注KB的输出是没有意义的。 我们希望所有类型的资源都能轻松输入。

组织的半自动化(Semi-automation of organization)

为了让系统尽可能的增长,系统应该接管输入端的一些事情。当然,结合机器学习,未来该过程可能会完全自动化,但目前系统应该可以提供例如关于当前节点可能属于哪些集合的建议、或提供关于节点之间的关系的建议。

提供强大的可视化功能

这是使用如上所述的组织方案的主要优点之一。 它允许用户以多种方式可视化他的知识。 用户可以跟随KB中的链接,或者使用分配给不同节点的集合来可视化他的数据。

易于导航

我们希望能够轻松浏览我们的KB并尽快找到关心的答案。 这可以通过提供良好的搜索能力并提供探索知识库的手段来实现。

分享

创建基于Web的KB的主要优势之一是可以与其他人分享您的工作。 比如能够轻松地分享您在某个主题中的知识状态,并且提供更好的协作能力。

数据导出

系统应以通用格式提供某种数据导出,以便用户不完全依赖于此特定KB解决方案,但如果出现更好的解决方案,则可以迁移到其他KB解决方案。

跨平台

KB应该可以在任何平台(PC,Mac,智能手机)上访问,以确保可以从任何地方访问信息。

开源

建设知识库系统是一个长期持久的过程,用户不希望因为供应商停止提供服务,而都是多年积累的所有信息;同时,处于隐私考虑,他们不希望系统只允许具备足够技术技能的人才能在服务器上运行该软件。知识库系统开源,服务收费,可以解决这个问题。


行业现状

市场上有许多应用程序,他们满足了上面描述的一些特性,但是,几乎没有一个软件具备以上描述的所有特性。

在我调研知识库系统解决方案时,我研究了非常多能够实现上面提出的所需KB特征子集的应用程序。 下面我将简要介绍部分,以及我认为可以从中学到的东西。

笔记应用程序(Evernote,OneNote,Google Note,...)

到目前为止,以记录笔记为主的KB程序(Note-taking systems)是目前最多的系统。 这些笔记记录系统通常提供一种方法记录笔记,然后设置类别或标签及搜索功能。

这些应用程序的重点是快速输入任何媒体类型。 在这样做时,通常会牺牲组织特征,信息没有分层结构,信息直接的链接不畅。

因此,笔记记录软件不适合作为KB,它适合记录松散的构思、感想和总结,不具备复杂的互连互通。

个人维基软件(MediaWiki,DocuWiki,...)

“个人”Wiki软件通常由希望提供公司文档管理的少数高级用户运行,需要花费大量时间来维护他们的个人wiki。 这些软件几乎具有管理KB的所有特征,但缺乏易于输入和发现的能力。 此外,该软件不倾向于提供强大的可视化或探索工具,这使得输出体验不那么友好。

大纲(Workflowy,Org-mode......)

这一类软件通常侧重于分层数据的简单输入。 对于单个文档,良好的大纲通常是创建具有不同级别的列表和复选框列表的最快方法之一。 但是,大纲类软件遇到与笔记类软件相同的问题。 重点仅在于快速简便的输入,牺牲了组织方案和更多的可视化可能,因此不足以用作KB管理。

思维导图软件

思维导图经常用于绘制快速创意。 思维导图似乎是KB系统的强大UI,它为用户提供了知识信息的良好概述。 然而,思维导图软件通常侧重于短期输入。 没有具备维基特征信息完善和链接互通特性。

把它们放在一起

为了得到一个合适的KB,我们希望将以上软件的所有优点放在那里,并以某种方式将它们组合成一个满足所有KB要求的系统。

我们希望能够轻松输入笔记软件,个人维基的强大输出,大纲的强大编辑机制,思维导图软件的可视化和UI可能性,以及尽可能多的KB半自动化。 我相信如果有人能够将所有这些不同类型的知识管理应用程序的好部分结合起来,那么最终会有一个杀手级应用程序。

在实践中探索KB

大约三年前,我们开始研究KB应该是什么。 在整个过程中,我始终牢记上述原则,并尝试以最适合我学习过程的方式将它们结合起来。 该项目仍处于积极发展阶段。首先推出的 Baklib V1版本并没有完全的聚焦在KB上,而是为企业提供了一个场景化知识组织管理的解决方案。

我发现我目前在学习中成功使用该应用程序,并将继续这样做,同时改进软件。我可以成功的将公司官网、以及公司内部的各种文档统一为一种结构化形式对外输出,并易于检索。同时支持更多场景的实践,如支持与文档,FAQ文档,产品手册、帮助说明、使用帮助、在线问答、常见问题、技术支持、 客户手册。

但是,组织化的知识结构构建,自动化半自动化的信息输入,以及强大的可视化,这些都是需要攻克的难点。场景化的应用只能满足某一个方面的知识表达,无法串联全局。为了解决以上问题,我将DXP和DAM引入了全新的Baklib Max版本中(预计2023年上线)。DAM是一个数字资产中台,它将我们需要的(以及不需要的)所有信息、知识片段、非结构化媒体资源统一管理到一起,从原子数据开始引入对知识的组织和管理,以实现原子知识的治理。而DXP则提供了一种强大的可视化方法,能够通过低代码的方式,多场景、跨平台的实现任意形式的知识表达。

Baklib Max

新产品即将上线,让我们共同探索知识的海洋。

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