作者:探码科技, 原文链接: http://www.tanmer.com/blog/744
信息管理(Information Management (IM) )和知识管理(Knowledge Management (KM))之间的区别是什么?数据管理和信息管理又是怎么样?本文将讨论这些概念中的每一个,以及有效的业务知识管理如何直接影响组织的生产力和创造价值的能力。
为什么这么多公司在知识管理方面举步维艰?尤其是当许多公司拥有丰富的数据时。这归结为数据、信息和知识之间的差异。管理信息相当容易,但在业务中管理知识需要的是系统的、战略性的方法。
本文内容将涉及到以下方面:
术语“信息”的定义并不简单,但通常可以将数据视为事实,这些事实通常本身并不有用,而将这些事实或详细信息放入上下文中,当数据在特定上下文中经过处理、组织、结构化或呈现以使其有用时,它被称为信息。一个很好的例子是学生的考试成绩—这是数据。当所有考试成绩汇总在一起时,这提供了信息,例如班级或整个学校的平均分。
数据和信息之间的主要区别在于,数据是部分,而信息是整体,数据是原始和无组织的,而信息是经过结构化或组织的。
数据管理是将数据安全、经济高效地汇总、存储和利用以造福业务的方式。如今,即使存在多个数据层,公司也需要能够高效地管理其数据。
信息管理涉及数据和信息。其重点是收集、组织、保护、存储和检索信息。
信息管理作为一个领域正在日益受到欢迎。它围绕以下内容展开:
信息管理需要三个要素:
1. 企业政策和指南,用于管理信息资产的保留、处理和所有权。这些政策和指南依赖于法律和关键的业务要求,以制定关于保留和处理什么信息、信息的所有者是谁以及确定“权威来源”的指导原则。
2. IT政策和数据存储。IT政策有助于定义信息的业务所有者、命名约定、归档和处理技术。
3. 更广泛的信息访问。信息超载的问题在于人们找不到他们所需要的信息,当他们放弃搜索时,要么重新创建信息,要么让其他人帮助寻找。
所有企业都使用信息来制定战略并实现业务目标。因此,信息对于任何企业或组织都至关重要,但有多少企业会表示他们从信息中获取了最大价值呢?猜测并不多。
有效的信息管理可以给组织带来:
在讨论知识管理之前,我们需要了解一下我们所说的“知识”是什么意思。知识与数据和信息相关,但又有所不同。
Theirauf(1999年)将这三个组成部分定义如下:数据是基础层,是一组非结构化的事实和数据;信息是下一个层次,被视为结构化数据;最后,知识是“关于信息的信息”。
数据主要是指事实性信息。知识可以定义为一个个体在某个主题(如医学)上接受过培训的能力或能力,使他们能够进入社会并与他人分享他们所知道的,以便他们的技能可以使周围的每个人受益。
知识管理是对知识的控制和组织。 "它是一种技能、经验、能力和专业见解的总和,是您在业务中共同创建和依赖的资源。作为一个共享资源,知识塑造并影响您业务内外的所有活动"。
Gartner Group提供的知识管理定义如下:“知识管理是一门促进综合方法的学科,用于识别、捕获、评估、检索和共享企业的所有信息资产。这些资产可能包括数据库、文件、政策、程序以及个体员工先前未捕获的专业知识和经验。”
知识管理的实践可以适用于任何业务。然而,知识应用的上下文非常具体,根据不同的组织需求而异,因此因企业而异。
因此,知识管理涉及知识、理解和智慧。它的重点在于查找、收集、评估和分享信息和知识。
隐性知识:即“知道如何做”,基于技能、经验和直觉的知识。它存在于人们的头脑中,不容易传递。
显性知识:即“知道什么”,存在于书籍、手册、视频等中,可以口头或书面表达,因此可以轻松与他人分享。
嵌入式知识:存在于组织的流程、规则、产品和文化中的知识。这可以在政策、行为准则、组织伦理和非正式例行程序中找到。
知识的一些形式包括:您对行业和/或市场的数据;您员工的经验、专业知识和能力;您的文件和文档;客户数据以及新产品或服务的想法。所有这些对您的业务都有价值。
你的组织的知识是独一无二的,它使你与竞争对手区别开来,它推动你的商业活动,它的流动方式会不会影响你的生产力。企业中的知识管理是一种系统化的方法,用于获取和利用组织的集体专业知识来创造价值。良好的知识管理会导致业务各个层面的知识的协调和高效的创造、分享和应用。
当企业缺乏知识管理时会发生什么?知识是一项资产,具有可衡量的货币价值。当知识仅在员工头脑中积累并在不相互连接的系统中停滞时,其价值会减少。一旦知识被视为像员工、客户、品牌和现金等资产一样重要,企业知识管理的重要性就变得清晰。
良好的知识管理转化为能够利用分布式知识来做出决策并增强日常工作活动的能力。
信息管理使组织及其团队能够在依赖准确和及时信息与数据时更加高效和有效地工作。
信息管理的流程包括一系列不同的活动:
知识管理过程允许公司通过重新构建、结构化和存储数据来从其所拥有的数据中获取价值。这是一门复杂的学科,因为它将组织的每个部分连接在一起,因此在业务中占据着核心地位。
知识管理的高级学科和过程基于以下三个步骤:
1. 信息是从各种来源获得的有组织的数据。知识是从经验或教育中获得的对主题的理解。
2. 信息来以有意义的方式组合的数据。信息与经验和直觉结合在一起,产生知识。
3. 信息可以编码,可以使用技术轻松传输。知识既可以编码又可以不编码,但最有价值的知识通常是未编码的。因此,知识的传递更加困难,因为它没有被明确表达出来,需要经验或学习。
4. 信息可以轻松且低成本地复制。知识的复制更加困难,因为它依赖隐性知识。
5. 信息主要关乎“知道什么”,即它提供了一个事实,然后可以用来帮助创建有用的知识。
6. 仅凭信息本身是不足以对某人或某事做出预测的。相反,知识具有预测或进行推断的能力。
7. 并非每一条信息都一定是知识,但所有知识都是信息。
各组织应制定计划,以满足信息管理和知识管理的需求,尤其是在信息以惊人的速度增长的情况下。信息访问是连接信息管理和知识管理的要素,知识管理也需要实现信息访问,理想情况下,解决信息管理问题、流程和系统应与知识管理并行进行。通过让人们获得信息和他人的知识,这将改善决策和工作流程,加强学习,并鼓励人们变得更有创造力和创新精神。
有效的信息和知识管理降低了运营成本并提高了生产率。以下是系统性的企业知识管理方法带来的明显好处::
节省数百小时的工作时间,因为人们花费更少的时间重新创建现有知识,而是能够将知识应用于新情况或解决方案。
增加创新,因为人们能够受益于集体经验和学习。
通过一种受控的方法来捕获、存储和提供信息,使人们更快地获得所需信息,从而节省时间。
能够访问信息并从他人的经验中获益意味着会减少错误发生,从而节省了大量的成本和时间。
由于信息容易获得,决策变得更加明智和高效。
由于信息分布到整个组织中,业务流程得到了改善和一致性。
有效的商业知识管理示例
以下是关于您的业务需要更好的知识管理的迹象
当以下的问题,都以“是”的答案回复时,那么这就表明企业需要更好的进行知识管理了!
请注意,这些迹象表明您的业务可能需要更好的知识管理,以提高协作、效率和生产力。
信息管理是指管理来自不同来源的数据(事实和数字)。这些数据是经过结构化、组织和加工的。知识管理是通过经验、教育和对信息的理解获得的。
信息管理只能带您走到一定程度。将信息放在一个人面前并不等同于给予他们使用它的知识。然而,知识管理确实需要信息,并且在进行知识管理的同时,应同时解决信息管理问题、过程和系统。
通过为人们提供访问信息和他人知识的机会,这可以改善决策、工作流程,促进学习和创新,从而使整个组织受益。
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