利用知识管理工具提高生产力的方法

知识管理在商业中日益成为一个关键关注点，这是合理的，因为知识管理与生产力和效率之间存在重要的关联。聪明的企业正在为此做好准备，而他们的很多准备工作都依赖于更有效的知识管理工具。然而，知识管理不仅仅关乎短期或中期的影响。对于组织的创新和竞争力来说，知识性员工的生产力至关重要，而且也关系到可持续性。

波罗的海管理杂志最近发表的一项研究发现，知识的创造和利用对知识性员工的生产力有积极且具有统计学显著性的影响。本文将探讨知识管理的概念以及支持它的工具和技术。

什么是知识管理

根据戴文波特与普鲁萨克（Davenport & Prusak，2000）的定义，知识管理是通过一种系统和组织明确规定的流程，来管理企业的知识，包括员工的隐性知识和显性知识，以提升组织绩效并创造价值的过程。更简单地说，知识管理（KM）涉及管理为组织创造价值的知识。

了解员工生产力

员工生产力的概念因人而异。对于一些人来说，员工生产力意味着在一定时间内完成多少质量工作（一天、一周、一年）。彼得·德鲁克将其定义为“在所有生产要素之间取得平衡，以在最小的努力下获得最大的产出。”

与此同时，欧洲生产力委员会表示：“生产力是一种思维态度；它是一种进步的心态，是对现有事物的不断改进的心态；它确信能够比昨天做得更好，而且是不断持续的；它是经济和社会生活不断适应变化条件的持续努力；它是不断努力应用新技术和方法；它是对人类进步的信仰。”

生产力应该是组织和其中工作人员，从个体和集体贡献中有效地产生价值的方式。那么提高员工生产力的方法，有哪些呢？

• 自动化低价值任务
• 知识管理
• 赋予员工更多地在地方层面上做决策的权力
• 员工培训
• 流程改进
• 重点在于：知识管理与生产力密切相关

知识管理和知识工具如何影响生产力

知识管理涉及将组织的集体智慧集中起来，使知识轻松可用，以便所有员工都能获取所需的知识来完成他们的工作。

1、良好的知识管理对生产力会产生哪些积极的影响呢？

• 知识管理减少了工作流程中的干扰：知识型员工平均需要需要25分钟才能在中断后重新专注于任务。如果员工能够通过快速搜索找到他们需要的信息时，他们会遭受较少的干扰，工作效率自然会更高。
• 知识管理减少了对专业领域专家的重复咨询：专业领域的专家经常会接到不同员工的相同问题，知识管理使人们能够自助或自行找到答案，极大地减少了这类干扰。
• 知识管理能更快地为客户提供答案。

2、有助于提高生产力的知识管理工具或方法有哪些？

• 人员目录或专业技能定位器 - 用于识别和定位组织内在特定领域拥有专业知识的人员。你越快地找到可以回答你问题的人，你就能越快地继续你的任务或回答客户。
• 交叉培训计划 - 导师制度、跟随他人工作和其他培训计划，使员工能够更快地获取业务知识。
• 经验教训 - 往往没有明确记录，吸取教训的会议是不重复犯错误和巩固“如何做”的知识的重要方式。
• 社区网站 - 一群有共同兴趣的个人，分享和讨论问题和机会，最佳实践和吸取的教训。
• 协作工具 - 使用一些工具允许团队在共享空间中进行沟通和协作。但这些工具还可以存储历史对话，使员工可以搜索以前讨论的信息。

知识管理工具提高生产力的4种方法

成都探码科技是一家以“数据驱动软件智能”为理念的软件研发公司，其Baklib是成都探码科技旗下的一款专注企业知识管理的系统。为了组织可以改善知识获取、生产力和员工的整体体验，在这里分享知识管理工具提高生产力的一些方法。

1. 知识管理制度与流程的制定

知识管理制度与流程的制定的重要性是不言而喻的。它们为组织提供了一种有序的方法，以收集、组织、存储和分享知识资源，从而确保知识的可持续性和可访问性。制度和流程可以帮助确保知识的质量和一致性，减少信息丢失和混淆，提高员工协作和决策效率。这就像企业中的行政规章制度，让所有员工按照流程制度办事，就不会随心所欲。

这将是以下方法的重要前提！

2. 建立知识库

一个有组织的知识库是提高效率的关键所在。企业应该发挥自身的经验和技巧，以及员工的知识和经验来建立知识库。这个知识库应该包括公司历史、数据、流程和功能方面的信息，还应包括员工的技能、专长和经验，甚至可以是链接外部的帮助中心、操作手册。

以下是您可以使用Baklib来展示您的产品价值的一些方法。

• 建立企业数字化的资源库，生成企业团队、部门的知识库
• 发布帮助手册，方便用户自助服务。
• 帮助用户发现您产品中的功能、分享技巧、诀窍和最佳实践。
• 分享有用的资源和案例研究。
• 利用细分市场，提供解决方案，以相关内容锁定用户。

3. 使知识可搜索

像谷歌这样的搜索引擎如此受欢迎是有原因的，因为它们让你很容易找到问题的答案。当然我们不能和强大的谷歌进行太多对比，我们只是说要让知识可搜索。 

Baklib——在线知识库制作，前端展示。精准的搜索可以帮助企业用户在大量数据中快速找到所需的信息,而不必浏览整个数据库，高效提升企业效率。

• 支持搜索引擎直接关键词搜索；
• 支持根据知识分类标签筛选查找知识；
• 明确的关键词搜索排序逻辑及自定义搜索管理。

4. 简化知识共享

民主化的知识管理使组织的每个人都有机会贡献、完善和获取知识。重要的是，为了使知识管理原则起作用，访问和分享知识的能力需要快速且直观，几乎不需要培训。

Baklib，是一个简单的知识管理和生产力工具，组织可以通过Baklib，轻松为一个团队或者部门设置一个数字工作空间，并按照适合团队工作风格和需求的方式进行设置，允许管理员将成员信息添加到数字工作空间中来，组织内的每一个成员都可以在自己的权限范围内快速的贡献和分享知识。

5. 充分考虑用户寻找知识的不同方式

虽然搜索是查找知识的快捷与流行方式，但是还有其他很多当发可以帮助用户找到他们需要的信息。比如:aklib允许组织在知识管理时：

• 在页面上的显示，根据角色、团队、项目或者其他标准进行自定义，实现内容个性化显示。
• 良好的结构化的“菜单式”目录结构
• 关联性的内容展示
• 热点/常见/重点栏目的突出
• 多终端适配访问

知识管理的挑战

作为最专业的提供知识管理工具的服务商，在解决提供工具的实践过程中也遇到了很多的挑战，我们提供了工具与平台，促进企业进行知识管理，而实际上只有少数成员为组织的知识做出贡献，导致信息和知识时常也是困在孤岛中；知识通常没有从非结构化数据中捕获，因此数据很难转化为信息，生成知识，为组织提供智慧的力量（在《详解：信息管理与知识管理之间的区别和联系》和《知识流动链告诉你“数据”的重要性》有提到数据、信息、知识的关系。）；如果成员不知道要寻找什么，那么知识管理对其成员就很难。如果解决这些问题，就会使知识能够轻松地被贡献、找到和在整个组织中传播，对于赋予员工力量并提高生产力至关重要。