企业知识管理帮助企业提升业务的六大方面

过去二十年来，全球企业发展迅速，这对知识管理专家来说是一个挑战，他们需要捕获和传递信息。

企业组织拥有大量知识需要管理，当您拥有数千名员工，可能分布在全球各地时，这就成为了一个巨大的运营挑战。

成功的企业明白了建立健全的知识管理战略对组织发展的重要性。成功地捕获知识将使您的企业从被动和混乱转变为在项目中起主导作用，并产生真正的业务价值。知识不会消失在黑洞中，而是随时为任何需要它的人提供。

根据麦肯锡的数据，员工每天花费1.8小时搜索和收集完成工作所需的信息。这几乎占了工作日的四分之一，本可以更好地用于业务关键任务。很多信息很难找到，被埋在系统中，或者保存在同事的头脑中。

知识管理是解决这一组织挑战的答案。通过知识管理，员工将能够随时访问重要知识，并有更多的空闲时间为组织创造更多价值。

什么是企业知识管理？

企业知识管理是指捕获企业内部的知识资源，使组织中的个人能够检索和重复使用知识的过程。企业知识管理通常使用技术，将数据组织成可以被公司成员轻松访问的格式。

有效的企业知识管理有助于打破知识孤岛，让团队不再以分散的方式工作。确保知识自由流动，而不是被个别员工囤积，打开了信息流通的路径。每个人都可以从集体智慧的力量中受益。

企业知识管理的关键参数

知识捕获

知识捕获指组织将隐性知识转化为明确知识的能力，使之能够被员工轻松获取。具有专家级知识的个人能够捕获并转化为其他人易于理解的格式，以备将来使用。知识从无法言喻和短暂的构想变为可以被消化的具体事实和信息。

知识存储

知识存储指将知识资产存储在一个知识管理系统中，以便通过搜索和可查性进行检索。信息被组织和结构化，以便员工可以轻松找到他们需要的内容。内容被适当地索引和排序，使用员工可以用来定位信息的分类法。

知识共享

如果知识被隐藏在一个没有人能找到的系统中，那就毫无意义。员工应该有能力发现有用的内容。信息应该在一个使发现相关知识变得容易的系统中分享，这些知识适合于寻找者的独特业务需求。知识应该在员工之间分享，以确保在系统中存储的内容得到最大程度的采用和投资回报。

企业知识管理帮助企业提升业务的六大方面

1. 标准化知识捕获

当您使用企业知识管理时，这将标准化知识捕获。信息以可预测的格式结构化，为您的知识资产提供一致性。这使得员工更容易消化信息，并将见解应用到自己的工作中。知识遵循一种可观察的结构，将相关内容组合在一起，形成跨部门范围内有意义的分类。

2. 不需要重新发明轮子

当员工可以访问到正确的组织知识时，这将防止他们重复进行已经完成的工作。他们可以从他人的知识中受益，促进创新和开展新项目的能力。重复工作对员工来说是一种巨大的时间浪费，而他们本可以参与为组织创造新价值的工作。企业知识管理确保员工了解其他员工正在从事的工作，并能够识别合作机会。

3. 提高员工决策的信心

当知识对员工可用时，他们可以更快速、更准确地做出决策。他们掌握了所有的事实，因此决策过程更加准确可靠。他们不必与同事联系以找到相关信息，因为所有信息都近在咫尺。决策中的大部分猜测被消除，员工有能力取得正确的结果。员工可以受益于他人的专业知识，而无需询问，结果流程也更加简化。

4. 快速获取信息

如果员工能够更快地找到信息，他们在工作中的生产力将更高。员工花费的时间少于搜索难以找到的信息，因为他们自动知道一切的位置。他们节省在搜索知识上的时间可以更好地用于对业务回报率更高的活动上。如果他们有问题，他们知道他们只需在知识管理系统中查找，而不必打扰同事。

5. 降低知识流失的风险

如果您不记录组织知识，当员工离职时，它往往会随之而去。未显性化的隐性知识始终存在于员工的头脑中，企业未能从中受益。员工流失导致重要经验的丧失和突然出现的知识缺口。记录您的隐性知识是保留这些知识以供将来受益的重要方法。

6. 简化沟通和协作

有了正确的知识可用，沟通和协作就变得更加简化。员工在知道其他人知道什么以及在项目上可以寻求谁的帮助时，能够更好地工作。团队更加高效，通过增强的知识共享，跨部门合作变得更加可行。员工知道其他人正在从事具有跨部门合作机会的项目，并且每个人都更加协调工作。

企业知识管理采用的方法和技术

头脑风暴

头脑风暴是从一个集体群体中生成新想法的一种方式。它在一个协作环境中进行，鼓励参与者分享他们的想法以解决关键的业务问题。在头脑风暴会议中，您的团队可以通过将挑战拆分成更小、更易消化的部分来提出解决方案。他们可以记录头脑风暴的结果，并将其存储在知识管理系统中，供所有人查看。

学习和创意捕捉

新的业务挑战需要新的解决方案。公司需要建立起从员工那里征集和评估新想法的流程，然后将其存储在知识管理系统中。您可以通过虚拟想法箱、电子邮件或直接与某人交谈的方式收集想法。新想法可以在您的知识管理系统中提供给所有人使用，并可以在整个业务中实施。

同伴辅助

同伴辅助是在项目或新工作开始时收集知识的过程。项目团队邀请同事参加会议，并从他们的恰当知识和经验中受益，使项目能够顺利启动。在进行会议时，主持项目团队清晰地概述他们对项目的野心，而参与团队利用他们的知识为项目团队提供指导。

协作工作空间

在您的组织中创建一个协作工作空间，让不同的员工可以聚集在一起协作工作。如果您的团队分布在不同的地点，可以采用在线协作工作空间，员工可以更加灵活和创造性地工作。协作工作空间允许员工与其他团队和部门的同事协调工作，他们可能平时接触不到。

知识工作者能力计划

您可以引入一个个人能力计划，帮助您的员工发展成为能够支持您组织中的企业知识管理的高效知识工作者所需的必要技能。员工从对知识工作者技能的认识开始，进而应用实践，并最终在该技能上展现出能力。

分类法

企业通过应用分类法从组织中积累的知识中获得价值，分类法涉及将数据逻辑地排列成一系列类别和子类别。员工可以看到信息是如何组织的，并找到与他们相关的内容。分类法帮助您管理大量信息，并将秩序强加于混乱之中。

实施企业知识管理所需的软件

知识库平台

知识库平台是一种重要的知识管理工具，它能够将所有内容集中到一个系统中。它由一组特定的贡献者集中管理，他们控制着内容发布过程，并可以共同制作文档。

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