从混乱到有序：如何实现企业分类法变更治理的高效管理

关于分类治理

我相信大多数分类学家都会同意，构建分类法很有趣。

但大多数分类学家并不是把大部分时间都花在构建分类法上。

实际上，在一个分类法项目启动并运行之后，分类学家的大部分工作都投入到了分类法治理上。

关于分类法治理的话题早已文献浩繁；在 Google 中搜索精确词组“taxonomy governance”可得约 3000 条结果。这些内容大多要么说明“为何治理很重要（确实如此）”，要么提出“建议的治理做法和战略”。

我们还需要考虑，在大型企业中分布着大量分类法时的治理问题。在某些大型组织，分类法的变更如此频繁，以至于组织所需的工作——以及应对变更对下游系统的影响——达到了另一种规模。

大规模企业分类法治理

毫不夸张地说，一些大型分类法项目包含数百个（真的）分类法，分布在数十个系统中，例如：

• 分类法/本体管理系统

• 产品信息管理（PIM）系统

• 内容管理系统（CMS）

• 数字资产管理（DAM）系统

• 营销平台

• 销售与客户互动平台

• 活动策划与管理平台

• 数据分析平台

• ……以及各种网站和其他应用

某些系统存储并管理词汇表，另一些系统则将其引入以支持导航、标注、分析等需要词汇控制的功能。

管理变更请求及其下游影响，除了需要专职人员外，还得配备某种工单或请求跟踪系统，在专用词汇管理系统中建立一个或多个环境，并制定各种优先级和分拣工作流。

变更请求可能相互冲突或因其他原因产生问题。添加或移除术语需要对资产重新标注并进行其他下游更改，导致同步问题——假设你已经通过 API 将所有系统集成并实时传递数据，而不是定期下载更新文件。有时人们会提出已有的需求，或提出不合理的需求，这就需要调查研究并与用户沟通。

这一切看起来都很艰巨且难以组织。幸好，组织整理正是我们的行李包。用分类法以及图表就可以实现。

分类学变化真的只有几个基本形式。因此，让我们对更改类型进行分类，以确定每种更改所需的工作量（和特定工作流程）。

分类法变更的几种基本类型

分类法变更其实只有几种基本形态。我们可以据此对变更类型进行分类，从而确定每种变更所需的工作量和对应的具体工作流。

1. 删除术语

2. 添加术语

3. 移动术语

4. 重命名（或更新）术语

5. 拆分术语

6. 合并术语

1. 删除术语

示例： 零售商不再销售“北京奥运会”相关商品

从分类法中删除某一术语，是一项复杂操作。多数系统提供“弃用”（deprecate）选项：将术语从分类法中移除（在实际使用中看不到），但在系统中仍保留该对象，以便恢复。相比之下，“硬删除”会彻底移除该术语。哪种方式合适，取决于治理协议。

更棘手的是，已被标注了该术语的内容或对象怎么办？能否批量删除这些标签，或者需要提交工单让 IT 编写脚本？哪些下游系统需要更新以反映变更？相关网站是否也要同步？是否存在基于该术语的历史分析，尽管不再使用该术语，却还在报表中？这些复杂性往往使人们倾向于弃用而非硬删除。

2. 添加术语

示例： 为了对新内容进行分类，需要新增术语“大型语言模型”

添加术语或许是最简单的操作，下游系统只需在下次与分类法工具同步时接收新术语即可。

若无需征得分类法负责人的许可，添加术语的主要工作在于与请求者澄清需求（这是用于什么？）、确定首选标签（叫它什么？）以及填写其他属性和字段。后者往往耗时且需关注细节。

虽然应定期对已发布内容进行重新索引以纳入新术语，但最好将其安排为周期性的批量更新（除非有紧迫的业务需求）。

3. 移动术语

示例： 冥王星不再属于“行星”，而是归为“矮行星”

相比添加和删除，移动术语并不常见，且需了解所有下游系统如何消费分类法。许多系统仅将标签存为单个术语，按简单层级或扁平列表存储，此时只要更新或刷新同步即可无碍。但某些系统（包括某些文档标注方式）还存储和利用术语的“完整路径”（path to root）：

生物学 → 分子生物学 → 微阵列

在这些情况下，移动术语与删除类似，可能引发标注的级联影响。

4. 重命名术语

示例： “Facebook” 改名为 “Meta”

此处 “重命名” 指首选标签的变更。与移动和删除类似，最主要的问题在于对已有标注对象的影响，下游系统应能在刷新后自动使用新标签。需要注意的是，首选标签的变更可能伴随定义（Definition）或范围说明（Scope Note）等其他字段的更新。

也可能仅是其他属性的更新（首选标签保持不变），此时是否会影响下游系统，取决于这些属性是否也被消费。

5. 拆分术语

示例： 将 “教育” 拆分为 “K-12” 和 “高等教育”

拆分实质上是一次删除和两次添加，除非旧术语保留并重命名（此时是更新加添加），并伴随删除和添加的全部复杂性。

拆分是上述操作中最复杂的一种。因为除了编程式地将变更推到系统外，还需人工审查所有被标注为 “教育” 的内容，以判定其应归入 “K-12” 还是 “高等教育”。

6. 合并术语

示例： 将 “针织帽” 与 “毛线帽” 合并为 “帽子”

合并通常最少见，其过程包含两次删除和一次添加。同样，理想情况下，应有标注系统支持一键式批量操作。

梳理和规划

将各类变更工作具体化，能够将令人望而生畏的、杂乱无章的工作量，转变为一系列可管理的任务和职责。

上述每种操作都需不同的工作流和对下游影响的考量。有些操作相对简单，仅需与其他部门协调；有些操作更为复杂。理解每种变更的工作量级别，便于为变更请求设定优先级，并进行有效的“分诊”与资源分配。