我们从实施知识管理系统中学到的5条经验
作者：探码科技， 原文链接： http://www.tanmer.com/blog/746
知识管理系统是一项投资！当正确实施并以持续参与和改进的心态应用时，知识管理系统是非常值得投资的。
无论企业规模和行业如何，知识管理系统都将通过提高组织内外沟通来使您受益。但在实施知识管理系统时，应该从何处开始呢？以下是我们所总结的5个经验。
知识管理（KM）是现代工作场所的关键基石，特别是在远程和混合工作场所现在已成为常态的情况下。知识管理不仅有助于促进高质量的决策制定，还提高了生产力和效率，使员工能够提升他们的技能，而不需要昂贵培训所伴随的开支。
但当涉及创建和构建有效的知识管理系统时，许多组织都面临困难，特别是在制定明确的目标、明确定义角色和职责以及创建标准操作程序方面。
什么是知识管理？
知识管理是创建、组织、分享、存储和利用组织知识的过程，以帮助提高整个公司的绩效。
人们往往认为知识管理是关于收集和存储数据，但知识管理实际涉及到积极地连接资源、思想和人员，以创造有意义的解决方案。知识管理的目标是提高组织的集体智慧从而提高绩效。
知识管理的好处
那么，为什么组织应该投资于知识管理系统呢？以下是可以增强员工体验和组织目标的6个好处：
1. 改进员工入职流程
通过建立全面的知识管理系统，员工可以迅速轻松地访问组织所需的知识，以便快速上手工作，这有助于节省时间、资源，并使入职流程更加顺畅。
2. 提升决策能力
知识管理系统提供了对通常难以获得的趋势和数据的洞察力，使组织能够定期做出更明智的决策，更有把握和安全地做出决策，从而降低风险。
3. 提升客户体验
建立全面的知识管理系统使得组织能够快速回答客户问题，提供及时支持，并更快地解决问题。
知识管理支持企业能够对复杂、多层次的查询提供综合性回应。而传统的“首次响应”指标创建了单一问题，单一回应的思维方式，而如今的客户关系建立在提供全面回应的基础上，这反过来增加了客户的留存率。
这有助于提高整体客户体验，帮助企业与其客户建立坚实可靠的声誉。
4. 提高员工表现和持续提升技能
有了获取正确且最新信息的途径，员工可以迅速轻松地了解自己的角色，以及其他员工和部门的职责。这种知识积累有助于提高绩效，从而使组织能够在资源较少的情况下实现更多成果。有信心提供准确一致信息的积极员工，将更好地与客户互动。
全面的知识管理系统还使员工能够轻松提升技能，使他们更有能力在将来承担更高级别的职责和责任。这不仅提升了员工体验，还可以节省新员工招聘的费用。
5. 增强协作无缝连接
协作对于任何功能性的工作场所至关重要，尤其是随着远程工作的兴起。
知识管理系统使团队成员能够快速找到他们需要的信息，以便有效协作并更快地完成任务；这提高了组织内的效率，有助于降低与生产力损失相关的成本。
6. 降低咨询成本
提供员工用于协作和交流知识的渠道不仅提高了内容的质量，还提高了内容的使用频率和方式。因此，知识管理还减少了需要额外投资于顾问和培训师来向员工解释和传达内部知识的必要性。
通过建设知识管理系统的实践过程总结的5条经验
1. 确定知识管理系统的目标
就像启动任何其他项目一样，需要创建一个实施知识管理系统的计划。企业必须知道想要实现什么，从而通过制定短期和长期目标的列表来解决的业务问题，这样您就可以衡量知识管理系统的成功率。
2. 知识管理系统需要一个实施策略
明确说明何时、由谁以及如何实施知识管理系统。
- 何时上线？
- 谁将使用知识管理系统？所有团队，还是首先从市场营销团队开始？
- 如果您正在更改知识管理系统，将如何进行切换？
- 可能会有抵制变化的阻力，计划如何克服这一点？
- 在项目管理团队的帮助下，制定一个知识管理实施路线图，说明项目的阶段和范围，包括关键里程碑。
3. 变革管理
实施任何新事物都可能具有挑战性，鼓励员工适应新事物对于项目的成功非常重要。考虑设置一个变革管理团队，与每个部门分享知识管理系统的不同目标和好处，并收集来自所有人的反馈意见。
4. 鼓励并教育您的团队
要使企业的知识管理系统取得成功，需要让员工使用它。与系统互动对员工至关重要，大量鼓励他们贡献知识，并通过培训课程和培训视频培训他们如何使用系统。
5. 评估企业的知识管理系统的成功
正如在知识管理项目开始阶段制定了目标一样，现在需要了解知识管理系统的有效性。
确保对“之前”的情况有一个清晰的了解，以与“之后”的实施阶段进行比较，看到结果需要一些时间，但监测绩效将有助于逐步改进知识管理实施。某些事情可能对组织运作良好，而某些事情可能不行，可能会存在差距，或者企业愿景可能会发生变化，持续监测对于保持知识管理系统的有效性至关重要。
选择实施知识管理系统时，还有一些其他建议考虑的最佳实践：
1. 战略和规划
成功的知识管理系统始于规划和战略规划，明确最终目标并确定实现它所需的步骤。这意味着要概述战略、目标、目标和需要满足的关键绩效指标，还要制定实施所需的技术和流程。
2. 选择合适的软件
企业应该投资适用企业的知识管理系统软件，该软件应该是可访问且直观，以便无论员工是要浏览所需信息还是搜索所需信息都能快速找到正在寻找的信息。这意味着知识管理软件必须支持不同的用户路径，始终能够使用户快速获得相同且正确的结果。该软件还需要具备可扩展性和安全性，以便随着您的业务增长，系统存储、管理和淘汰知识的能力也随之增加。
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- 搜索定位精准：无论是想要什么，通过搜索都能找到你想要的，并可精准定位
- 权限级别严谨：对内协作、对外查看，都有严谨与精细化的权限设置与控制。
- 数据安全保障：采用先进而灵活的云服务架构、SaaS化服务，从内部编辑到外部分享全程保障客户数据的独立而安全
3. 定期更新和监控内容
一旦知识管理系统投入运行，系统内的内容就需要定期更新，以确保它始终与公司运营相关。
这意味着需要确保所有文件、政策、流程和程序都由指定的人员或团队定期审查。在每个部门内指派一个知识管理角色可能是一个有效的方法，每月更新应该是他们职责的重要组成部分。
与定期审查内容的质量和准确性相一致的是不断监测内容的查找和使用方式。如果内容没有被使用，它是否仍然相关，是否值得投资或分配资源到其他地方？如果对业务至关重要的内容无法找到，您该如何增加其可见性？
内容的质量决定了它对需要的人们有多大帮助。质量内容取决于多个方面：
- 准确性 - 它是否准确无误？
- 可读性 - 对于需要使用的受众来说是否通顺易懂？
- 解释性 - 它是否清晰、简洁，并与所有知识文章一致地呈现？
4. 奖励贡献
为了鼓励员工为知识管理系统做出贡献，组织提供奖励或认可是非常重要的。这可以是一些简单的奖金或额外的休假天数。这将作为员工分享他们的知识给组织的激励因素，并有助于建立一个有效的知识管理系统，激励好奇心、知识共享和协作文化。
总结
作为专业的提供知识管理系统的服务商，在为企业创建知识管理系统的实践过程中，总结的一些经验给大家分享，希望大家选择正确的知识管理系统，才能对组织的增长和生产力产生积极的影响。同时，Baklib为企业和团队提供了快速搭建知识库的工具及一站式的解决方案，使用Baklib在线知识库制作、高效的编辑功能、集中的在线存储、展示能力。解决了团队与企业在工作过程中知识管理混乱、知识孤立等问题；降低成本的同时、全面提升个人与团队工作效率、高效的管理使办公更轻松。
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