电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式,如何规范地使用邮件,了解邮件使用的礼仪,对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境,有着重要的作用。
1. 决定邮件的目的和内容
发邮件前,需要考虑内容是否适宜用邮件发送。在发送工作邮件时,需用公司域名邮箱。
1.1 邮件适用范围:
(1)正式工作报告;
(2)部门之间事务往来;
(3)通知;
(4)知识推荐和信息传递;
(5)没有见面交流条件的其他交流内容;
(6)难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。
1.2 不适用内容:
(1)要求立即回应的紧急事务;
(2)有不同观点的人需要参与讨论的内容;
(3)不方便使用邮件呈现的其他内容,如:动画、音频、视频等。
2. 邮件写作
2.1 收件对象
(1)收件人/TO:要受理这封邮件所涉及的主要问题,理应对邮件予以回复响应;
(2)抄送人/CC:只是需要知道邮件所说明事情,没有义务予以响应,有建议时可回复;
(3)密送人/BCC:收信人不知道的收件对象。
2.1.1 收件对象排列顺序
收信人的排列需遵循一定的顺序规则:
(1)按部门排列;
(2)按职位等职级从高到低排列。
2.1.2 注意事项
只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人资源。
2.2 标题/主题
(1)引起收件人的注意;
(2)告知邮件的主要内容;
(3)让收件对象知其所以然。
2.2.1 注意事项
(1)空白标题是最失礼的,如果在未写明标题的情况下误发邮件,请追加一封邮件表示歉意;
(2)标题宜短不宜长;
(3)对外邮件标题应写明出处,例如:“来自丰诚公司XXX的邮件”;
(4)标题要能真实反映邮件的内容和重要性;
(5)一封邮件尽可能只针对一个主题;
(6)可适当使用大写字母、字符(如“!”)来突出标题,引起收件对象的注意;
(7)不可出现错别字和语句不通顺的地方。
2.3 称呼和问候
邮件开头要称呼收件人,开头结尾最好有问候语。
2.3.1 称呼
(1)称呼是顶格第一行书写;
(2)同级、下级用亲切的称呼,昵称等均可;
(3)多人、群体用统称,如各位、大家、Dear All等均可;
(4)上级用尊称(头衔、性别),如X总、Y经理、Z女士等均可。
2.3.2 问候语
(1)开头问候语,换行空两格书写;
(2)非常正式的邮件,可用问候语“您好!”、“大家好!”等。
2.4 正文
(1)一般使用默认字体;
(2)若收件对象不认识您,应先表明身份。可以是代表的企业名或您的姓名,具体身份根据邮件的目的而采用;
(3)正文应简明扼要,多用简单词汇和短句;
(4)清晰列出观点或事项:1,2,3……;
(5)合理提示重要信息,可以是加粗或者标红色,但尽量保证页面简洁,不影响查阅;
(6)如有附件,应在正文中提示。如附件是特殊格式,应说明打开方式。
2.5 结尾
(1)明确表明发件人的身份;
(2)有些正式邮件(如信件、感谢函、邀请函)需落款:包括企业名(以个人名义发送时可省略)、发件人职位姓名(代表企业身份时可省略)、时间;
(3)如无需落款,我司统一采用个人签名档。
2.6 签名档
(1)请使用市场部提供的统一版本;
(2)对内邮件需添加签名档;
(3)对外邮件已有落款时,无需添加签名档,否则一律使用统一的签名档。
2.7 附件
(1)附件命名应能概括附件内容;
(2)附件数目不宜超过4个,超过4个应打包压缩;
(3)如附件过大,可压缩或转成PDF格式,或发送稍小的图表或图片。
3. 邮件的发送
3.1 发送前的检查
(1)检查主题栏是否书写,有无错别字,标题能否概括邮件内容;
(2)收件人邮箱是否正确,收件人有无遗漏,收件人的顺序是否正确;
(3)检查正文,是否有错别字或语句不通顺;
(4)检查是否附上正确的附件。
3.2 发送时间
较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送。若必须发送,可致电提醒收件人查收。
4. 邮件的回复
(1)回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题,请勿“RE:RE:RE……”一大串;
(2)回复邮件时,应删除附件,避免占用太多资源;
(3)避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替;
(4)对发件人提出的问题不清楚、或有不同意见,建议与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停交互邮件与发件人讨论。