所有具有简单或复杂需求的软件产品，都应配备完善的技术文档，以帮助利益相关者、开发人员以及最终用户全面理解软件的设计理念、功能结构与使用方式。但这并不止步于开发阶段——产品文档和用户手册同样不可或缺，它们是客户顺利入门、持续使用并产生价值的关键支撑。

如果缺少技术文档，开发人员与用户往往无法清晰理解软件的真正用途，问题定位与系统维护将变得异常困难，软件的稳定运行也难以保障。

技术文档是“可交付软件”的重要组成部分，在任何发布周期中都不应被忽略。无论是发行说明、知识库，还是用户手册，都直接影响用户体验。研究表明，51% 的客户在在线购买前，希望在网站上看到清晰的常见问题解答（FAQ）。

“文档，否则就不会发生”已成为软件行业广泛认可的共识。这句话强调：文档并非项目的附属品或事后补救，而是连接开发人员、产品团队与软件用户之间的重要桥梁，也是组织内部高效协作的基础。

什么是技术文档？

技术文档用于描述和解释与软件产品相关的所有信息，既包括团队内部使用的开发与架构文档，也涵盖面向最终用户的外部说明文档。

它囊括了整个软件开发生命周期（SDLC）中产生的各类书面材料，系统性地阐述产品的特性、功能与使用方式，使不同背景的读者都能准确理解并正确使用软件。

技术文档的核心目标，是向特定受众清晰解释产品的某一方面。尽管形式多样，但如今大多数技术文档都以在线方式发布，通常由技术作家、开发人员和项目经理协作完成。

一份优秀的技术文档，应当清晰、简洁、准确，并真正帮助用户解决问题。这正是 Baklib AI+内容云平台所擅长的领域——通过结构化内容与智能化管理，让文档真正“可用、好用、常用”。

技术文档的重要性

技术文档对于您的软件公司至关重要。以下是一些原因。

1. 让产品团队更快做出决策

当产品团队可以随时访问准确、完整的技术文档时，决策效率将显著提升。团队无需在邮件、IM 工具或历史记录中反复查找信息，而是可以直接查阅文档，快速理解系统运作方式及过往决策依据。

2. 为用户提供上下文帮助

当客户使用他们的软件时，他们可以访问产品旁边的技术文档，以获取使用该工具的帮助。文档可以在应用程序内显示，因此客户在遇到问题时无需切换上下文。这提高了软件产品的整体可用性和体验。
营销工具

拥有可靠的技术文档可以更轻松地向潜在客户宣传您的产品。许多客户将更详细地研究您的产品如何工作，技术文档可以比典型的营销材料更深入地解释您的软件功能。

3. 成为有力的营销工具

当您拥有全面的技术文档时，客户在遇到技术问题时可以查阅文档。这减少了您接到技术支持热线的来电数量，意味着您可以用更少的预算支持更多的客户。大多数客户更喜欢自己解决问题，而不是等待别人来帮助他们。

4. 有效减少技术支持成本

您的软件文档可以记录开发人员对您的软件产品的想法。即使您没有立即实施它们，您也可以进一步回顾您可能想要考虑的功能或您想要进行的其他更改。开发人员稍后不一定会记住他们的想法，因此您的文档是保存记录的好地方。

5. 记录开发者的思考与灵感

技术文档不仅记录“已完成的内容”，也能保留开发者的设计思路与未来设想。这些想法即使暂未实现，也能为后续产品规划提供重要参考。

6. 为未来项目提供清晰路线图

文档是产品演进的“时间轴”，记录着功能规划、技术选型与版本演进，确保团队始终保持方向一致。

7. 加强利益相关者与开发团队的沟通

文档是一种可持续的沟通方式，它让知识得以沉淀和复用，避免因人员流动而导致的信息断层。

技术文档的主要类型及示例

SDLC 中的技术文档（内部文档）

这是供内部开发人员和其他团队成员使用的幕后软件文档。

系统管理员文档：通过记录支持安全策略的配置详细信息和过程来改进和验证安全性。它们涵盖了协助系统管理员进行产品维护的安装和更新。

产品需求文档：为产品的技术设计输入需求提供单一参考点，并解释产品必须如何发挥作用才能满足客户的需求。

用户体验设计文档：产品从概念到当前版本的工作文档，包括内容模型、移情图、体验图、心理模型和角色。

源代码文档：确保代码可读、可以快速理解并且易于开发人员维护的软件文档。它包括可以解释代码中不明显的部分的代码注释。

API 文档：使开发人员能够使用 API 并显示软件是否能够解决他们的问题。

维护指南文档：告诉用户如何有效地维护系统，并且可以包括软件支持环境、角色和维护人员职责的定义。

产品文档（面向用户）

产品知识库：有关软件产品的信息库，其中包含希望自行解决问题的客户的答案。

用户手册：包含有关如何安装和操作产品的广泛信息，列出硬件和软件要求，产品功能的完整说明以及如何充分使用它们。

项目文档：记录关键项目细节并生成成功实施项目所需的文档。它可以包括项目提案、业务需求文档、业务案例、项目计划和项目状态报告。

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创建高质量技术文档的 8 个关键步骤

以下是需要执行的步骤，以便创建既成功又对用户有帮助的技术文档。

1. 明确受众与文档类型

首先也是最重要的，您需要了解文档的目标受众。是客户、其他开发人员、产品团队还是任何其他利益相关者？通过了解受众是谁，将能够调整文档的基调和风格，使其更具相关性和吸引力。

如果不知道受众是谁，文档将缺乏重点且毫无帮助。在文档流程的开始阶段定义受众将有助于文档创建并确保有一个明确定义的目标。

2. 进行充分的课题研究

定义受众后，需要研究要在文档中涵盖的主题。如果对要写的主题没有清晰的想法，那么就不可能写出有效的技术内容。在这个阶段，与团队一起集思广益不同的主题并将各种研究任务分配给不同的团队成员是一个好主意。

问自己以下问题很重要：

• 我们希望我们的技术文档包含哪些领域？

• 我们希望通过技术文档实现的目标是什么？

• 我们是否有任何可以使用的现有文档？

确保研究这些主题是团队的努力——你不必单独行动。

3. 系统化捕捉知识

在编写文档时，可能不是有唯一的作者。需要与团队中的其他利益相关者协作才能生成技术文档。在此阶段，需要与主题专家合作来获取将用于撰写文章的知识。

花点时间找出谁是撰写技术文档不同主题的最合适人选，并联系他们为他们分配任务。也可以对中小企业进行采访并自己撰写内容。

详细记录主题和负责提供内容的人员，并跟踪内容处于哪个阶段。

4. 设计统一模板并合理组织内容

虽然文档中最重要的部分是实际的书面内容，但考虑文档对于最终用户的视觉效果也是一个好主意。目标是建立一个组织良好且具有视觉吸引力的文档站点，而不是一堆设计糟糕、对任何人都没有帮助的注释。

在考虑文档设计时，请考虑内容的结构和导航。用户通常会查阅技术文档来查找特定信息或问题的解决方案，因此研究应该使他们能够快速完成此任务。

请记住将信息放入用户可以有效搜索的类别和子类别中。理想情况下，您应该有一个搜索栏，用户可以使用它立即跳转到他们正在查找的信息。

5. 协同创作内容

应该已经通过文档研究和与中小企业的合作启动了写作过程。编写技术文档是团队的努力，将有许多贡献者参与这个协作过程。

如果还没有这样做，请与团队会面，并根据他们的技能将内容任务委派给最合适的成员。当作者从大纲开始并将其文档针对特定用户时，就会产生最好的文档。

文档应该以计划涵盖的每个主题的高级大纲开始，收集内容所需的其余内容以及任何支持视觉效果。

请记住使用用户易于理解的简单明了的语言进行编写。不要假设读者具有与您相同水平的先验知识 ，包含尽可能多的上下文以帮助理解。根据需要写尽可能多的内容来表达观点，而不是多写一个字——当涉及到文档时，越少越好。

6. 审查与协作优化

一旦开始制作内容，就需要邀请中小企业来审查内容的准确性。在初稿和最终草案之后让他们进来，以提供对文档的反馈。初稿完成后，希望获得有关文档大纲和流程的反馈，而不是有关拼写错误和语法的反馈。只有在最终审核之后，才需要对内容的撰写方式进行深入的批评。

寻求与团队其他成员的同行评审，他们可以测试技术文档的可用性。请其他人检查文档并记录他们迷失或困惑的任何地方。获得同行评审反馈后，请将更改纳入文档中。

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7. 发布并持续测试

当多次审阅您的内容后，就可以发布文档以供受众使用了。当文档上线后，请仔细检查它以检查是否有任何最新更新并确保它没有错误。

当发布内容时，可能需要使用 Baklib 等知识库软件，这是托管文档的好方法。它配备了内置的信息架构和类别组织，以及突出的搜索栏和移动响应能力。

网站上线后，通过收集用户的反馈来对文档的有效性进行进一步测试。审核文档的导航，以检查用户是否可以轻松浏览并找到他们正在寻找的内容 ，识别损坏的链接等内容以及导航元素是否正常工作。

8. 基于数据持续更新与管理

技术文档永远不会完成。如果使用适当的软件，将获得可以查看的分析结果，以显示内容的有效性。应该始终检查文档是否有更新，并避免让它变得陈旧。

您需要使文档与新产品版本和更新保持一致。根据从分析中收集的见解（例如失败的搜索或负面文章评级）安排内容的定期维护。

如果使用正确的软件，可以保存文档的早期版本，以备日后需要恢复时使用。

技术文档的注意事项

可以做：

• 保持简单明了——不要使文档过于复杂或使用复杂的语言。

• 始终牢记您的用户——每当您编写文档时，请确保您清楚它是为谁服务的。

• 让它变得可视化——如果你能用图像来表达你想要传达的内容，那就这么做吧。

• 进行彻底的审查过程——如果可以的话，确保在写作阶段有几个人审查你的作品。

不可以做：

• 假设您的听众熟悉您的主题 - 始终提供尽可能多的背景信息。

• 使用被动语态 – 始终使用主动语态：“他按下了按钮”而不是“按钮被他按下了”。

• 使用首字母缩略词 - 如果必须使用首字母缩略词，请在其旁边清楚地说明首字母缩略词的含义。

• 尝试变得有趣——对你来说有趣的事情可能对你的读者来说是侮辱或冒犯的。

结语

不要低估技术文档对企业整体成功的影响。它是产品、团队与客户之间最稳定、最可持续的沟通方式。

只要遵循清晰的方法论，并借助像 Baklib 这样的一站式 AI+内容云平台——Baklib 是一款 All in Content 的企业级云平台，独创资源库 + 知识库 + 应用库三层架构，无缝连接品牌、产品、客户与员工，助力企业率先拥抱 AI，构建多场景、全渠道的数字体验。

技术文档不再是负担，而将成为推动产品成功的重要引擎。