文深入探讨如何构建高效统一的多产品文档系统。解析核心挑战如信息孤岛、一致性维护，并提供集中化管理、专用空间、内容复用等最佳实践。介绍如何利用Baklib知识库软件实现品牌化、可协作的文档中心，提升团队效率与用户体验，助力企业实现文档标准化与规模化管理。

你是否在思考如何高效管理多个产品的文档？正在寻找多产品文档的最佳实践吗？

在企业中，跨产品实现统一和标准化的文档至关重要。拥有共同外观和语气风格的产品文档，能减少客户在不同产品间切换时的摩擦，从而提升客户体验。跨产品文档保持一致的结构，便于索引和清晰导航，帮助客户快速找到正确信息，进而提高客户满意度。

统一文档还允许文档编写者复用通用内容，例如设置步骤、定义或共享的集成说明。这为技术文档工程师消除了大量重复性工作。集中化的文档系统使内容的创建、管理和共享变得更加容易，帮助文档团队更高效地工作，产出更多内容，并确保跨产品信息的准确性。

因此，在本文中，我将详细探讨如何创建一个多产品文档策略，以确保包括您的开发人员、客户和内部团队在内的所有用户，都能获得可靠且最新的内容。

Baklib产品内容体验管理.png

为什么多产品文档需要一个策略

管理多产品文档有其独特的挑战。因此，虽然提升产品采用率与用户留存率、增强客户满意度和简化员工入职流程仍然是文档策略的核心目标，但您必须审视这些目标如何在所有产品的文档中持续实现。

为了有效做到这一点，您需要一个多产品文档策略。如果没有策略，可能会产生诸多负面影响，并面临多种挑战，例如：

生产力下降：员工将在不一致的资源中浪费时间搜索信息，甚至最终不知道该去哪里寻找。
开发人员受挫：他们将缺乏清晰的指导方向，导致错误频出和潜在客户流失。
支持成本增加：跨产品缺乏适当的文档将导致支持工单数量上升。

在我们学习如何创建策略之前，让我们先看看需要用它来解决的核心挑战是什么。

Baklib企业级知识中台产品介绍页面

多产品文档的核心挑战

随着产品组合的增长，这些产品背后的文档管理变得愈发困难。现有系统已不足以应对，因为不仅内容量大幅增加，而且团队工作、存储信息和更新内容的方式也需要一次彻底的改革和重组，以专注于协同工作。

在没有这样一个系统的情况下，团队将继续重复工作，形成信息孤岛，产品知识将分散在互不关联的系统中。

您不再是为同一产品的简单混合型用户（新手和高级用户）服务，而是面向多元化的受众，从开发人员到完全非技术用户，再到内部团队。这要求文档内容必须高度可适应、结构良好，并能始终保持相关性。

随着产品以不同速度演进，且存在功能重叠，维护文档的一致性成为一项重大挑战，内容可能开始听起来不合拍。

让我们进一步详细了解这些核心挑战，以便充分理解为何我们必须遵循特定的策略或最佳实践。

避免重复和信息孤岛：您的业务可能从单一产品有机发展到多个产品，但您的产品团队自身并不会随之演变以应对这一挑战。不同的产品团队继续作为独立的单元运作，囤积数据而非共享，从而形成信息孤岛。信息流动最小化，由于缺乏协作导致工作重复，造成时间浪费和生产力受损。团队单独使用的职能特定软件解决方案（如客户关系管理系统）彼此之间集成不佳，从而加剧了问题。
不同产品线间信息架构的碎片化：由于不同的产品团队仍然作为独立单元工作，产品信息和导航最终分散在许多互不关联的系统中。这导致了碎片化的信息架构和运营效率低下。缺乏统一的数据治理导致数据存储没有标准格式、命名约定和其他数据质量标准，使得在需要时几乎不可能找到相关数据。这也导致用户体验欠佳，因为用户会在同一企业的不同产品间迷失方向，并对不同的信息和布局感到沮丧。
跨产品依赖关系：用户期望在浏览关联产品的文档时获得顺畅的体验，但创建一个能帮助他们轻松找到正确信息且不重复内容的结构是具有挑战性的。跨产品依赖关系使这一点变得更加困难。如果一个团队延迟了其文档更新，其他产品的相关内容会在他们甚至没有意识到的情况下变得过时。对于由谁负责记录共享功能也常常不明确，导致责任缺失和文档更新的进一步延迟。
保持内容一致性：当多个产品共享功能时，它们必须在文档中保持一致的风格、语气和术语，以确保无缝的用户体验。但当团队使用互不关联的工具（例如每个产品使用独立的内容管理系统）时，这几乎是不可能实现的。此外，产品以不同的速度演进，它们的文档很快就会变得不一致，导致信息冲突和过时。最后同样重要的是，多产品公司中的海量内容使得手动进行一致性检查变得极其困难且容易出错。
管理多元化的产品受众：管理多元化的产品受众是多产品文档中的另一个挑战，因为您的受众包括从初学者到专家级开发人员、支持团队以及营销和销售等专业团队的所有人。他们都需要相同的核心信息，但需要以不同的详细程度呈现。提供这种个性化和动态的内容需要先进的内容管理系统。此外，您可能需要为全球受众翻译文档，或使其对残障人士可访问，这增加了复杂性。
处理版本控制和更新：当产品发布新版本的节奏很快且间隔不同时，版本控制可能是一个重大挑战。很难保持文档更新，而当文档与产品不匹配时，用户会感到困惑，导致支持请求激增。

现在，让我们讨论一些最佳实践，以帮助您成功应对多产品文档中的这些挑战。

创建多产品文档的最佳实践

既然多产品文档的核心挑战已经明晰，下一步就是制定策略，以实施能够解决这些挑战的最佳实践。

采用正确的工具并建立合适的系统在其中扮演着重要角色。关键是构建一个支持协作、减少重复并保持内容一致性的文档工作流和结构。应为每个产品建立工作流程，以便问题不会累积，并且随着产品组合的增长，您可以平稳扩展。

以下最佳实践正是着眼于这些方面——集中化管理知识、为每个产品提供独立空间、尽可能复用内容、建立内容标准、高效的版本控制以及提供品牌化的文档体验。

让我们深入了解每一项。

1.集中化的知识管理系统：当我们仔细审视之前讨论的每一项挑战时，对集中化数据存储、知识管理和共享系统的需求就显得尤为突出。一个动态的知识库软件，例如 Baklib，恰好能为您提供这一点。

通过 Baklib，您可以构建一个知识库，为所有团队提供一个集中化的平台，打破所有产品间的信息孤岛。每个产品团队都可以发布符合品牌形象、针对其特定产品量身定制的知识库。信息在组织内顺畅流动，团队在从创建、管理到共享产品信息的各个方面进行协作，从而提高了生产力。

2.为每个产品设立专用项目空间：不同的产品团队必须能够在一个平台上协作，但出于多种原因，他们为产品拥有一个专用空间也很重要。
一个好的知识库可以帮助您做到这一点，为每个产品提供自己组织有序的空间。例如，使用 Baklib，您可以创建独立的“项目”，作为满足特定文档需求（如API文档、软件文档和内部文档）的综合性容器。由于每个产品可能有不同的受众，这些专用空间允许作者相应地定制内容的语气和格式。这使得内容更易于创建、更易于导航且更一致。

3.共享内容和模板：正如不同产品间可能存在特定的内容需求一样，也存在日常的内容需求和模板，例如安装设置、故障排除步骤、代码片段、常见问题解答等等。
避免此项工作中重复和复制的最佳方法是将内容分解为可复用的组件或“内容块”，然后可以根据需要用于不同的产品。知识库提供了此功能。

例如，针对共享功能（如“如何重置密码”）的说明可以只编写一次，并应用到所有地方。每当需要更新时，只需在一个位置进行，跨产品的文档就会自动更新。

4.一致的文档风格指南：一致性是多产品环境中获得最佳用户体验的关键。无论产品是否共享功能，保持风格、语气和术语的统一性都非常重要，这样才能维护品牌形象，避免用户感到沮丧。

为了实现这一点，您必须拥有一份风格指南，明确规定您的文档应呈现何种面貌，包括语气、语调和首选术语。知识库能帮助您有效地实施风格指南，使其从一个静态、被遗忘的文件转变为易于访问且能持续应用的动态资源。

5.版本控制和工作流管理：在多产品设置中，保持文档更新的同时，确保所有相关方都能获得正确版本至关重要。知识库使之成为可能，允许多个用户同时处理同一文档。用户可以分支出用于发布的指定文档版本，也可以创建一个新版本进行编辑。每个版本都有特定的名称，以便用户轻松识别。

工作流管理在多产品文档中也至关重要，因为它涉及许多团队贡献文档，在没有明确流程的情况下，事情会变得混乱。

借助知识管理软件，您可以通过创建一个单一的管理工作场所，并明确谁负责什么，来为所有文档建立清晰的工作流程。这也使所有利益相关者都能与流程、其进度和截止日期保持一致。

6.可定制、品牌化的文档中心：定制知识库的外观和功能至关重要，以便您的用户获得无缝体验。最好让您的知识库网站设计与您的品牌标识（包括颜色、标识、字体等）保持一致。

通过 Baklib，每个产品都可以拥有一个定制化的知识库。您可以调整从主题、颜色到布局的一切，使您的知识库具有视觉吸引力、用户友好且易于访问。

同时后台提供多产品、多版本文档门户模板，适用于大型企业，多产品多版本帮助文档，如帮助文档、产品说明等

用于企业多产品统一展示
产品版本管理
分产品搜索内容

详见：配置教程

Baklib产品文档

需要避免的常见错误

除了遵循多产品文档的最佳实践外，您还必须避免一些可能导致生产力问题和文档质量低下的常见错误。

对所有产品文档一视同仁：虽然品牌语气的一致性很重要，但忽视不同产品和客户的独特需求是一个错误。为开发人员和最终用户创建文档时，不能保持相同的方法。一刀切的文档方法会导致内容不相关且无效，文档创建必须始终根据其特定目标和受众进行定制。
缺乏治理和所有权：虽然可访问性和协作至关重要，但文档整个生命周期的所有权和治理同样重要。如果缺乏所有权和问责制，任务可能悬而未决，工作流程受阻，错误和合规风险增加。没有治理，就没有单一的事实来源，导致标准受损和一致性缺失。
过度复杂化结构和导航：尤其是在多产品设置中，尽可能保持内容结构和导航的简单性至关重要。当用户已经在处理多个产品时，复杂的导航会让他们更加困惑，导致挫败感和解决方案查找的延迟。

您必须通过以下方式尽可能简化结构和导航：

标准布局
限定深度的类别和子类别
更简单的命名约定
专用的产品文档空间
此外，始终要以搜索为核心进行构建，并根据用户反馈不断改进您的结构和导航。

集中式 vs 分布式文档：哪种模式最有效？

在开始实施上述最佳实践之前，您必须充分思考您希望构建哪种类型的整体文档架构——集中式、分布式，还是两者的混合。

这不是关于特定的工具或系统；而是关于如何在概念层面上组织您的多产品文档，以最好地服务于您的业务。以下是三种不同的场景，以便更好地理解这一点：

您是一家提供相关生产力工具套件（日历、任务、笔记等）的SaaS企业。您建立一个统一的集中式知识库。所有文档，从产品指南到常见问题解答和入门指南，都存储在那里。
您是一家提供不相关产品的科技公司——一款电子邮件营销工具、一个帮助台系统和一个客户关系管理系统。您决定为每个产品分别建立独立的知识库。每个产品团队独立工作，每个知识库中都有产品和受众特定的文档。
您是一家像HubSpot这样的企业，拥有多个产品：营销中心、销售中心和服务中心。因此，您决定采用一个集中式的知识库，但在其中为不同产品创建隔离的空间。

因此，对于不同的业务类型，不同的信息架构效果最佳；倾向于集中式模型是流行的选择，因为它使扩展和扩张变得更容易。